В последните години дигитализацията се превърна от конкурентно предимство в абсолютна необходимост за всеки бизнес. Европейският съюз, чрез Програмата "Конкурентоспособност и иновации", предоставя реална възможност на малки и средни предприятия в България да трансформират своите бизнеси и да навлязат в дигиталната ера с подкрепа от еврофинансиране. Но за да се възползвате пълноценно от тези възможности, трябва да бъдете подготвени не само административно, но и стратегически.

Много компании се сблъскват с трудности още в етапа на планиране. Проекти за дигитализация като създаване на корпоративен уебсайт, електронна търговия или вътрешни системи за управление изискват ясна визия, правилно формулирани задания и партньорства с доказани ИТ доставчици. А без адекватно подготвено проектно задание, дори финансирането да е осигурено, резултатите могат да се окажат незадоволителни.

Тази статия има за цел да Ви преведе през ключовите етапи на подготовка за кандидатстване и изпълнение на европроекти в сферата на дигитализацията. Ще обърнем специално внимание на ролята на добре подготвеното задание за изработка на уебсайт – един от най-често финансираните дигитални активи. Освен това ще разгледаме процеса от идея до реализация, като подчертаем добри практики и потенциални рискове.

За всеки собственик или мениджър, който иска да изведе бизнеса си на следващо ниво, това е моментът да се запита: „Готов ли съм за следващата вълна от европроекти?“ Ако отговорът е колеблив, не се притеснявайте – с правилната информация, подход и партньори, успехът е напълно достижим.

Нека започнем с първата важна стъпка – стратегическата подготовка.

1. Разбиране на програмата "Конкурентоспособност и иновации в предприятията"

Програмата "Конкурентоспособност и иновации" (ПКИ) е създадена, за да подпомага модернизацията и повишаването на ефективността на бизнеса чрез технологии и иновации. Включването в тази програма може да осигури безвъзмездно финансиране за създаване на дигитални активи – уебсайтове, онлайн магазини, ERP/CRM системи и други.

Какво прави програмата?

• Програмата е насочена към МСП (малки и средни предприятия) с ясна фокусировка върху дигитална трансформация.

• Подпомага проекти свързани с автоматизация, дигитални услуги, маркетинг платформи, облачни решения и др. 

• Финансирането обикновено покрива от 50% до 80% от стойността на проекта в зависимост от типа дейност и региона.

• Проектите трябва да бъдат стратегически обосновани и да показват измерим ефект върху конкурентоспособността на компанията.

• Всеки проект трябва да бъде придружен от добре изготвен бизнес план, финансов модел и техническо задание.
  
  

Важно е бизнесът да разбере, че европроектът не е просто възможност за „безплатен сайт“, а инструмент за дългосрочно развитие. Много компании подценяват фазата на планиране и третират проекта като разход, а не като инвестиция. Именно тук се крие ключът към успеха – когато се работи с визия за растеж и конкурентно предимство.

Процедурите по кандидатстване изискват административна прецизност и внимателно подбрани партньори. Работата с консултантска фирма с опит в европроекти е препоръчителна, но не е заместител на вътрешната ангажираност на управленския екип. Без визия „отвътре“, дори най-добрият консултант трудно ще изгради качествен проект.

В този контекст, разбирането на приоритетите на програмата ПКИ е основата, върху която се гради всичко останало. Преди да се премине към конкретни технически задания, трябва да е ясно как дигитализацията ще реши реален проблем или ще открие нов пазар за фирмата.

2. Подготовка на фирмата за дигитална трансформация

След като сте се запознали с условията на програмата, следващата важна стъпка е вътрешната подготовка на фирмата. Това включва не само административна изрядност, но и осъзнаване на нуждите, ресурсите и дигиталния потенциал на бизнеса.

Какво е необходимода направите с екипа си?

• Провеждане на вътрешен одит: какви са текущите дигитални активи, какви липсват, какви нужди имат служителите и клиентите?

• Определяне на стратегическа цел: защо фирмата се нуждае от дигитализация – за продажби, комуникация, автоматизация, отчетност?

• Идентифициране на вътрешен координатор – човек, който ще отговаря за дигиталния проект и ще комуникира с доставчици и консултанти.

• Разписване на очакваните резултати: как ще се измерва успехът на проекта – повече клиенти, по-добра репутация, по-ниски разходи?

• Обучение и подготовка на екипа – защото технологиите са само инструмент, но хората ги правят работещи.
  
  

Не всяка фирма е на едно и също ниво в дигиталната си зрялост. За някои създаването на първи уебсайт е голяма крачка, докато други търсят интеграция между онлайн продажби и вътрешен складов софтуер. Затова преди дори да започнете да мислите за задания, е необходимо стратегическо самооценяване.

Подготовката включва също така финансова готовност. Въпреки че европейското финансиране покрива по-голямата част от разходите, фирмата трябва да осигури съфинансиране и понякога да заплати цялата сума предварително, докато не получи възстановяване.

Не на последно място – културната подготовка. Мениджърите трябва да създадат вътрешна култура на иновации и приемане на новото. Ако служителите се съпротивляват на технологичните промени, успехът ще е ограничен, независимо от качеството на самия дигитален инструмент.

Така фирмата ще е готова не просто да изгради нов дигитален актив, а да го използва ефективно и да го превърне в реално конкурентно предимство.

3. Изготвяне на техническо задание за уебсайт

Създаването на качествен уебсайт започва със стъпка, която много бизнеси пренебрегват – добре изготвено техническо задание (ТЗ). Това е документ, който описва какво точно трябва да бъде направено, как да изглежда, какви функционалности да има и какви цели да постигне. Без ясно ТЗ, дори и най-добрият уеб разработчик може да не отговори на нуждите ви.

Какво да включите в заданието?

• Включете информация за фирмата: дейност, целева аудитория, конкурентни предимства.

• Опишете ясно функционалностите: броя страници, езици, динамично съдържание, онлайн поръчки, интеграции и др.

• Дефинирайте визуалния стил: корпоративна идентичност, цветове, дизайн предпочитания, примери от конкуренти.

• Задайте цели: какво искате уебсайтът да постигне – заявки, продажби, информираност, доверие.

• Не забравяйте SEO, сигурност, адаптивност (responsive дизайн), скорост на зареждане и поддръжка.
  
  

Добре подготвеното задание спестява време, пари и напрежение. То не само че гарантира по-добър краен резултат, но и улеснява комуникацията с избрания изпълнител. В контекста на европроектите, ТЗ често се изисква още при кандидатстване, като доказателство за сериозност и подготовка.

Важно е също така да се предвиди възможност за бъдещо развитие на сайта. Технологиите се развиват бързо, а вашият бизнес може да се нуждае от нови модули или интеграции. ТЗ трябва да бъде „отворено“ към разширения, без това да води до допълнителни основни разработки от нулата.

На финала не забравяйте, че сайтът не е просто визитка – той е бизнес инструмент. Доброто ТЗ го превръща от разход в актив, който носи стойност. Подгответе го така, сякаш инвестирате в магазин на главната улица – защото в дигиталната ера, точно такъв е той.

4. Подбор на изпълнител и управление на проекта

След като сте подготвили техническото задание, идва един от най-важните избори – подборът на подходящ ИТ изпълнител. Това е партньор, който не само ще създаде сайта, но и ще ви насочва стратегически, ще предлага решения и ще осигури поддръжка в бъдеще.

На какво да наблегнете?

• Изберете доставчик с опит по европроекти – важно е да познава отчетността и административните изисквания.

• Търсете реални примери от портфолиото – сайтове, които можете да разгледате, не само красиви снимки.

• Обърнете внимание на комуникацията – добрият изпълнител задава въпроси и предлага идеи, не чака само инструкции.

• Подпишете договор с ясни срокове, етапи и гаранции – включително срок за отстраняване на грешки след предаване.

• Договаряйте и поддръжка: кой ще се грижи за сигурността, ъпдейтите и евентуалните промени?
  
  

Управлението на проекта е отделна фаза. Важно е да определите отговорно лице във фирмата, което да комуникира с изпълнителя, да следи за срокове и да валидира всяка фаза. Често забавянията идват не от изпълнителя, а от клиента, който не предоставя нужната информация или съдържание навреме.

Работете поетапно – дизайн, структура, съдържание, функционалности. Така всяка част ще бъде прегледана и коригирана навреме. Не очаквайте да получите завършен сайт без ваша активна роля. Успешен проект е съвместен проект.

След завършване на сайта, изискайте обучение за екипа ви – как се сменя съдържание, как се проследяват заявки и как се управляват данни. Това е от съществено значение за ефективността на дигиталния актив, както и за отчитане на резултатите пред управляващия орган.

5. Кандидатстване и отчитане по европроекта

Финалният етап е административният – кандидатстване, изпълнение и отчитане. Това може да изглежда като бюрократичен кошмар, но с добра подготовка и партньори, нещата вървят гладко. Най-важното е да спазвате указанията, сроковете и изискванията по програмата.

Съвети за успешно отчитане на проекта:

• Работете с опитен консултант по европроекти – те знаят как да структурират кандидатурата, така че да има шанс за одобрение.

• Подгответе всички необходими документи – финансови отчети, оферти, ТЗ, удостоверения от НАП и НОИ, и др.

• След одобрение, изпълнявайте точно по плана – всяка промяна трябва да се съгласува предварително с управляващия орган.

• Събирайте доказателства – снимки, видеа, скрийншоти, комуникация, които ще са нужни за отчета.

• Внимавайте при финансовия отчет – всички разходи трябва да са документирани с фактури, банкови извлечения и договори.
  
  

Ключът тук е проследимост и прозрачност. Управляващите органи са чувствителни към дори малки отклонения. Успешните кандидати често подготвят паралелна вътрешна система за проследяване на всички документи и събития, свързани с проекта.

Не забравяйте и комуникацията – включете на сайта банери с логата на ЕС и програмата, напишете кратко описание, публикувайте постове в социалните мрежи. Това е изискване по повечето европроекти и може да се превърне във ваша рекламна възможност.

Добрата отчетност не само гарантира изплащане на средствата, но и ви подготвя за бъдещи кандидатствания. Фирмите с вече изпълнени проекти и добра история често имат предимство пред нови кандидати.

Заключение

Дигитализацията не е мода – тя е реалност. Европейските програми като "Конкурентоспособност и иновации" дават уникален шанс на българския бизнес да настигне, а защо не и да изпревари конкуренцията си. Но за да се възползвате от тази възможност, трябва да сте подготвени – не само документално, но и стратегически и културно.

Техническото задание за изработка на сайт е само една от стъпките, но често е решаваща. То определя визията, функциите и очакванията от най-видимата дигитална част на вашия бизнес. Не го пренебрегвайте – инвестирайте време и експертиза в създаването му.

Подборът на правилен партньор, вътрешната мотивация и култура, ясният план и добрата отчетност са ключовите съставки на един успешен европроект. Всяка грешка в процеса може да коства време, средства и дори възможността за бъдещо финансиране.

Ако обаче подхождате отговорно, проактивно и с визия за развитие, дигитализацията ще се превърне в нов етап на растеж за бизнеса ви. А когато дойде следващата вълна от европроекти – вие ще сте готови не само да се включите, а да водите.

Сега е моментът да зададете въпроса: Готов ли е бизнесът Ви?  А ако отговорът е "не още" – започнете подготовката сега.

Екипът на Evolution of Dreams се състои от специалисти в изработката и поддръжката на мобилни приложения, уеб сайтове и онлайн магазини. Нашата основна цел е да помогнем на бизнеса в оптимизацията и автоматизацията на неговите дейности, чрез създаването на персонализирани дигитални продукти, съобразени с нуждите на конкретния бизнес.

С удоволствие ще ви съдействаме в създаването на вашето уникално присъствие в дигиталното пространство.   

Изпратете своето запитване сега!